Reto

Uno de los principales requerimientos que tenemos por parte de los clientes es de reducir los tiempos de presentación de las demandas. Por este motivo tenemos el compromiso de presentar las demandas en el plazo máximo de 48 horas desde la recepción de la documentación. Durante el año 2021 se ha incrementado el volumen de demandas debido a la incorporación a nuestra cartera de una entidad financiera de gran relevancia nacional, así como de un servicer de ejecuciones hipotecarias.

Solución

Para alcanzar este objetivo hemos desarrollado un sistema de obtención de información estandarizada y subida a nuestros sistemas mediante la implantación de una RPA, así como de codificación de la documentación que nos permite alcanzar los tiempos requeridos por los clientes. Todo ello cumpliendo los requisitos formales de las aplicaciones judiciales y con los altos estándares de calidad que necesitamos para su posterior gestión.

Resultado

La automatización del sistema nos permite llegar a volúmenes de presentación de hasta 300 demandas en tan solo 24 horas

Como muestra de la eficiencia de nuestro proceso hemos llegado a gestionar en el plazo de 24-48 horas más de 20k demandas en el último año.

Reto

En la actualidad gestionamos más de 1.000 subastas anuales. De ellas, en torno al 15% se suspendían por existir errores en los datos de la tasa 791. Esta cancelación de la subasta implicaba una media retraso en los procedimientos de más de 60 días.

Solución

Debido a nuestra dilatada experiencia en subastas y el contacto que mantenemos tanto con los Juzgados como con el BOE, hemos sido capaces de realizar la subsanación de subastas erróneamente iniciadas. Así, conseguimos que puedan complementarse sin necesidad de cancelación de la subasta, de tal manera que el/la LAJ pueda incluir los datos correctos del Procurador para participar en la subasta sin necesidad de consignación. Con ello, conseguimos que, tanto en los supuestos en que está pendiente el cambio de Procurador, como en los que el Juzgado ha cometido un error en la tasa, no sea necesario cancelar la subasta y comenzar desde el principio el circuito de convocatoria.

Impacto

En lo que llevamos de año se han subsanado más de 30 subastas con errores en la tasa 791 en el plazo de 1 semana, lo que ha permitido a nuestros clientes poder obtener la adjudicación con carácter anticipado y no retrasar su obtención en más de 5 semanas.

Reto

Una de las fases que más retrasa la tramitación de los procedimientos es la de los requerimientos de pago. En pfs comprobamos que los Juzgados tienen una media de 6 meses en la práctica de requerimientos, habiendo juzgados en los que los tiempos se disparan a los 12 e incluso a los 18 meses.

Solución

Tenemos implementado un sistema con colaboradores en todas las plazas de España que nos ha permitido reducir los tiempos de requerimiento de pago al realizarlo de manera personal. Nuestro objetivo es realizar el requerimiento en 30 días y actualmente estamos en torno al 75% de éxito.

Impacto

“La experiencia de los profesionales de pfs y la transformación eficiente que ofrece Recovery nos ha ayudado renovar nuestros sistemas informáticos en un plazo récord y en un entorno cloud que ha sido clave en la nueva situación generada por la COVID 19 y nos prepara eficientemente para el futuro”.

Reto

La situación de colapso de los Juzgados españoles hace que los tiempos medios de tramitación de los procedimientos se vean incrementados. Muchas entidades tienen establecidos en sus SLAs impulsos genéricos que, en muchas ocasiones, traen consecuencias que incluso resultan contraproducentes para el objetivo buscado.

Solución

Nuestra dilatada experiencia en Juzgados de toda España y la capacidad de nuestras herramientas de extracción de información relativa a los plazos de finalización de los procedimientos, nos ha permitido proceder a la catalogación de juzgados e identificación de los hitos cuyo impulso produce mejores resultados. Por lo que tenemos implementado una RPA con las premisas específicas para realizar impulsos automáticos según plazos dependiendo de Juzgados e hitos pendientes

Impacto

Esta solución permite mantener la actividad procesal en los procedimientos, dando el oportuno impulso a cada procedimientos judicial sin necesidad del seguimiento por parte del Letrado/Servicer, lo que a la larga permite la reducción de los tiempos de tramitación procesal entre 3 y 6 meses.

Reto

En el último año, muchos clientes han apostado por nosotros para la gestión de sus procedimientos ya iniciados por otros procuradores. El reto consistía en proceder a la presentación de los escritos de sustitución y conseguir el proveído del escrito y la aprobación de dicha sustitución por parte de los Juzgados en el menor espacio de tiempo posible.

Solución

pfs aceptó el reto y procedió al desarrollo de una RPA que nos permite generar automáticamente los escritos, detectarlos dentro de nuestra herramienta, proceder a la presentación en Lexnet y descargar, tipificar y enviar al cliente el justificante de presentación, todo ello en modo desatendido y continúo.

Impacto

Gracias al desarrollo de nuestra propia RPA conseguimos alcanzar una media de presentación de escritos de sucesión procesal de 500 al día por lo que nuestros clientes han visto reducidos significativamente los tiempos de sustitución de procurador en sus procedimientos, al haberse eliminado, además, el porcentaje de error humano en la fase de presentación y haberse realizado, a posteriori, un seguimiento para el impulso de las sustituciones, que nos ha permitido alcanzar ratios de sucesión procesal de hasta el 85% en 5 meses, siendo este un proceso que, normalmente, puede llegar a paralizar el procedimiento una media de 9 meses.

Reto

Una de las principales funciones del Procurador es la de poder dar traslado en plazo de la totalidad de las notificaciones recibidas de los Juzgados a sus clientes y sus abogados, lo que permite, a éstos últimos, el análisis de las mismas y la toma de decisión sobre la estrategia procesal a seguir. En un modelo de gestión de altos volúmenes de procedimientos, el número de notificaciones es muy elevado y supone un riesgo muy importante el no poder remitirlas en tiempos que permitan la posibilidad de recurrirla en los exiguos plazos procesales que, en ocasiones, se establecen. Actualmente, tenemos en gestión más de 100k procedimientos, en consecuencia se recibe una media de notificaciones diarias que asciende a una media de entre 1500 y 1600 notificaciones diarias

Solución

Desarrollo de una RPA que descarga automáticamente las resoluciones y las procesa para identificar el procedimiento judicial y otra información relevante, vinculándolas al expediente electrónico de nuestro aplicativo de gestión. Finalmente, las traslada vía e-mail al letrado encargado de la dirección letrada del procedimiento. Todo este proceso se consigue gracias a la capacidad de tipificación y análisis altamente automatizado que nos permite una elasticidad para absorber picos de volúmenes elevados

Impacto

En el último año hemos recibido más de 330k notificaciones judiciales, y todas ellas se han gestionado y remitido a los diferentes Servicers y Letrados en menos de 24 horas. Además de la remisión, se agendan las gestiones a realizar en los próximos 10 días, se actualiza diariamente y se comparte vía e-mail para facilitar también la importación de las citas de sus agendas en formato iCalendar, compatible con Outlook y Calendar de Google etc. De esta manera, se consigue la optimización de recursos que el cliente debe emplear, siempre manteniendo todos los avisos relacionados con los asuntos en sus herramientas de gestión.

Reto

Actualmente, nuestro despacho gestiona entre 500 y 700 escritos diarios, de los cuales el 20% son urgentes de plazo cuya presentación en el día es imprescindible. De entre estos escritos una media de 200 son generados por pfs para su presentación, el resto se reciben desde los Despachos/Servicers.

Solución

Desarrollo de una RPA que se ocupa del proceso de presentación de escritos judiciales, que son recibidos vía correo electrónico. La automatización procesa el requerimiento, identificando el procedimiento judicial y otra información relevante, que se registra en el expediente electrónico del asunto en el aplicativo de gestión, junto con el documento, que se adjunta, y se presenta en el Juzgado a través de las plataformas judiciales.

Impacto

Gracias a la distinción entre los escritos con plazo de vencimientos tenemos un ratio del 100% en la presentación de estos escritos en el día y de 24-48 horas en la totalidad de los escritos. Nuestros clientes han visto reducido notablemente el plazo de presentación de escritos que no contienen un plazo procesal desde la recepción de las instrucciones/escrito a presentar es de 48 horas. En el último año hemos presentado más de 150k escritos ante los Juzgados.

Reto

Desde pfs identificamos el gran valor añadido que supone el tener el control de los importes consignados en la Cuenta de Depósitos y Consignaciones judiciales. Tanto a los efectos de control de importes como para poder adelantarse a posibles ceses en las retenciones que puedan suponer que se interponga otro acreedor en el cobro, así como del tiempo que se dedica en consulta de las cuentas y en la recuperación de los importes.

Solución

Desarrollo de una RPA que accede a la Cuenta de Depósitos y Consignaciones judiciales del Santander, solicita accesos y accede a Expedientes para obtener información de las consignaciones realizadas en sus expedientes. Adicionalmente, el Servicio incluye un cuadro de control para explotar la información captada por dicho RPA, así como un sistema automático de avisos en caso de cese en las retenciones y de solicitudes de transferencia automática por parte del Juzgado

Impacto

Gracias a todo este proceso podemos realizar solicitudes y consultas masivas a las Cuentas de Depósitos y Consignaciones, teniendo una solución de consultas y generación de informes durante las 24 horas, lo que nos permite multiplicar por 10 las consultas que podría realizar una persona en un día, estando en volúmenes de consulta superior a 700 cuentas al día.

Este proceso nos permite reducir el tiempo que se debe dedicar a la gestión de los mandamientos, minimizar los tiempos de cobro (dependiendo del Juzgado estamos entre 1 semana y 1 mes, cuando antes no se cobraban antes de los 3 meses) y anticiparnos a riesgos de entrada de otros acreedores (TC y LI, cese en las retenciones, etc)